Obtenció d’informació d’expedients judicials
Expedients judicials: una definició
Un expedient judicial o, en el seu plural, expedients judicials, són els suports tant físics com a electrònics en els quals es contenen tota la informació relacionada amb un procés en concret o amb un tipus de procés concret.
De fet, la definició d’expedient pot variar segons el país. Nosaltres ens cenyirem a Espanya que entén expedient judicial com l’instrument administratiu en el qual es conté i recopila la documentació íntegrament i que és imprescindible a un acte administratiu.
Amb això, la qual cosa es pretén, és que aquest expedient cobreixi tot el procés.
Els procediments que solen compondre els expedients judicials poden ser procediments judicials civils o procediments judicials penals.
En l’actualitat a Espanya, amb la implantació de la Llei 18/2011, de 5 de juliol, reguladora de l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació en l’Administració de Justícia, parlem de l’Expedient Judicial Electrònic. En el seu Títol IV es fixen les condicions per fer possible l’íntegra tramitació electrònica dels procediments judicials.
Expedient Judicial Electrònic
L’Expedient Judicial Electrònic és la plasmació de la modernització de la Justícia i la pretensió l’agilitació de la mateixa. És un intent de superar la vuitcentista tradició del paper. Els expedients judicials estan passant del paper al suport digital, amb això s’estalviarà espai i es guanyarà en agilitat, a més de poder afegir, a qualsevol moment, nova informació digital remesa pels diferents perits o professionals.
Engegada
La seva engegada implica el definir un mapa documental que és la forma gràfica de representar els recursos de la informació que existeix en una organització i les diferents interrelacions existents entre ells.
Interessa també el fet de la creació d’un registre únic d’entrada per a tota la documentació dirigida a l’òrgan judicial i fiscal, ja sigui est un format digital o no, i ja sigui aquesta la que iniciï el tràmit o no.
La seva engegada va implicar, a més, l’entrada en funcionament d’un programari basat en un sistema d’exploració de la informació de tota la documentació emmagatzemada.
Però també amb una capacitat avançada d’estructuració, cerca i emmagatzematge de la documentació que ha estat prèviament classificada i catalogada; i amb possibilitat que aquest emmagatzematge pugui acréixer-se amb nova informació als diferents moments del procés.
Seguretat i control
Requisit indispensable, com en qualsevol altre sistema digital, és la seguretat i el control de la informació.
En contenir els expedients judicials informació altament sensible aquesta ha de ser custodiada degudament. Per aquest motiu tota la documentació es digitalitzarà de mitjançant certificats digitals que garantirà que aquesta és reflex fidedigne de la documentació original.
Per a l’acceleració de la tramitació de l’expedient, una plataforma de portafirmas digital garanteix l’autenticitat de la documentació i de la seva signatura associada.
Un sistema de gestió i arxiu de la documentació acompanya la documentació original, aquesta principalment en un suport de paper. La centralització d’aquest arxiu permet l’optimització de la gestió facilitant la recuperació de la informació en el seu format original per a l’aplicació d’economies d’escala i procediments estàndards únics.
Finalitat del format electrònic dels expedients judicials
La tramitació dels expedients judicials en format electrònic, és la finalitat i l’objectiu de l’Expedient Judicial Electrònic. Aquest procés ha suposat tot un repte a causa del complex de tot el procés de digitalització per adaptar-ho al també complex sistema judicial.
El 7 de juliol del 2016 va finalitzar el termini per a la implantació de l’Expedient Judicial Electrònic, sent aquest implantat en totes les capitals de província de l’estat Español cridant-se a aquesta solució Justícia digital.
La informació continguda en els expedients judicials en format digital és accessible a tots els intervinents i on els processos de tràmit tenen el protagonisme principal.
Fins i tot els ciutadans poden accedir a través d’internet als seus expedients judicials.
Des del 23 de setembre del 2016 el Ministeri de Justícia va engegar la seu judicial electrònica dels òrgans judicials. Amb això es pretén que els ciutadans puguin accedir a la web i consultar els seus expedients judicials.
Per poder garantir la confidencialitat i seguretat de la informació continguda en els expedients, el primer accés a la seu ha de fer-se a través del certificat electrònic.
